Los límites de presupuestar con una hoja de cálculo
La hoja de cálculo es la primera herramienta de presupuestos de casi todos los fabricantes, y funciona mientras la usa una persona que la conoce. Los problemas llegan cuando la usan varias, cuando cambia la tarifa o cuando el cliente necesita ver lo que compra.
Una hoja de cálculo calcula, pero no impide pedir lo que no se fabrica, no tiene una sola versión para todos, no enseña el producto y no lleva el pedido a fábrica. Es el punto de partida perfecto para escribir las reglas de un configurador, que hace todo eso.
Dónde falla
- Versiones. Cada comercial tiene la suya y nadie sabe cuál es la buena.
- Fórmulas. Un cambio en una celda rompe un cálculo sin que nadie lo note.
- Reglas. Calcula el precio de una combinación imposible igual que el de una válida.
- Personas. Solo quien la hizo sabe cómo funciona.
- Cliente. No se puede dar a un distribuidor ni publicar en la web.
- Fábrica. El pedido se vuelve a teclear en el ERP.
Lo que sí aporta
La hoja de cálculo contiene la lógica de su producto: qué depende de qué y cuánto cuesta cada cosa. Esa lógica es oro para hacer un configurador: se convierte en reglas y tarifas, se comprueba con pedidos reales y pasa a una herramienta que puede usar todo el mundo.
De la hoja al configurador
- 01Identificar en la hoja los parámetros, las tablas de precios y las fórmulas.
- 02Escribir aparte las reglas que la hoja no tiene pero la oficina técnica aplica.
- 03Pasar todo al configurador y comparar resultados con la hoja en pedidos reales.
- 04Retirar la hoja cuando el configurador coincide.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando la hoja mientras tanto?
Sí: de hecho sirve para comprobar que el configurador calcula lo mismo.
¿Y si la hoja tiene errores?
Es habitual descubrirlos al pasarla a reglas; se corrigen en ese momento.
¿Se puede importar la tarifa desde la hoja?
Sí, las tablas de precios se importan y después se mantienen desde el panel.
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